Fragen der WiR-Fraktion
vom 12. Mai 2021

Zur kommenden Sitzung der Gemeindevertretung am 14.06.2021 stellen WiR folgende Frage vorab:

In einem Aktenvermerk zum Amtsausschuss erklärt die Verwaltung, dass ein Trennen der Gremienmitglieder mit und ohne Verzicht auf Zustellung von Unterlagen in Papierform erheblichen Mehraufwand darstellt und somit wieder grundsätzlich an alle Unterlagen in Papierform versendet werden.

Dieser Mehraufwand ist für uns nicht nachvollziehbar und wir bitten um genauere Erläuterung des Arbeitsablaufes.

Mit Schreiben vom 09.06.2021 teilt uns unsere Amtsverwaltung mit:

Ein Mehraufwand besteht darin, dass statt einem zwei Arbeitsschritte erforderlich sind. Zum einen erfolgt eine Zusammenstellung einer Kopiervorlage, die sodann entsprechend der Anzahl der Gremienmitglieder kopiert und per Post versandt wird. Zum anderen werden in einem zusätzlichen Schritt aus dem Anwendungsprogramm SESSION alle Anlagen zusammengestellt, die dann wiederum per Mail an den Teil der Gremienmitglieder versandt werden, die eine papierlose Bereitstellung wünschen. Bei der Vielzahl der Sitzungen ist somit deutlicher Mehraufwand durch das Unterscheiden der Zustellart im Einzelfall und die Differenzierung bei Nachsendungen gegeben. Bei einer einheitlichen Vorgehensweise ist nur ein Arbeitsschritt notwendig.