WiR-Antrag auf papierlose Bereitstellung von Sitzungsunterlagen

Antrag der WiR-Fraktion
vom 21. Oktober 2019

Am 21. Oktober 2019 stellt die WiR-Fraktion nachfolgenden Antrag. Er wird in der Sitzung der Gemeindevertretung am 28.11.2019 beraten werden.

Antrag

Die Gemeindevertretung beschließt, Einladungen, Sitzungsunterlagen und -protokolle für die folgenden Gremien der Gemeinde Dänischenhagen zukünftig nicht mehr in Papierform per Post an die entsprechenden Mitglieder zu versenden, sondern unter Nutzung des eigens zu diesem Zweck beschafften Bürger- und Ratsinformationssystems bereitzustellen:

Gemeindevertretung, Finanz- und Wirtschaftsausschuss, Bau- und Umweltausschuss, Jugend- und Sozialausschuss, Sportentwicklungsausschuss.

Die Mitglieder der o.g. Gremien sind angehalten, sich den Zugang zu den entsprechenden Dokumenten über das Bürgerinformationssystem Session zu verschaffen.

 

Begründung und Hintergrundinformation:

Bei Einführung des Bürgerinformationssystems Session im Jahr 2014 wurde in Aussicht gestellt1, dass bei Einführung dieses Systems der administrative Aufwand für die Verwaltung durch Entfall des Versands von Unterlagen letztendlich zu erheblichen Reduzierungen des Personaleinsatzes für diese Aufgabe führen würde. Auch sollten sich Reduzierungen bei den Kosten für Ausdrucke, Kopien, Verpackung und Porto ergeben.

Die Gemeindevertretung Dänischenhagen dokumentiert durch diese Entscheidung ihre Bereitschaft, einen Beitrag zur Digitalisierung in unserem Land und zum Schutz der Umwelt zu leisten.

Das eingeführte System Session ist geeignet, über die derzeit praktizierte Nutzung als Kommunikationssystem der Verwaltung gegenüber den Mandatsträgern und der Öffentlichkeit hinausgehend als ausschließliches System zur Sitzungssteuerung verwendet zu werden. Eine Informationsübermittlung gleichsam im Hintergrund über MS-Word- und PDF-Dokumente und am Ende mit Unterschriften der Beteiligten kann durch das implementierte Workflowsystem der Dokumente entfallen.

Die ausschließliche Nutzung von Session setzt auf Seiten der Verwaltung voraus, dass Dokumente zusammenhängend und zeitgerecht im System zur Verfügung gestellt werden.

Die Sitzungsgeldabrechnung ließe sich ebenfalls in Session vereinfachen, anstatt die Daten nach den Sitzungen wieder in Excel zu erheben. Eine Ausweitung auf die übrigen amtsangehörigen Gemeinden und den Amtsausschuss kann ggf. erfolgen.

In der Summe werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Amtsverwaltung von verzichtbaren, derzeit teilweise doppelt ausgeführten administrativen Tätigkeiten entlastet.

Mit freundlichen Grüßen
im Original gezeichnet
Ingolf Scheffler
 

 

1 vgl. Kieler Nachrichten vom 15. Mai 2014

Weitere Informationen bald im Bürgerinformationssystem des Amtes:

Gemeindevertretung am 28.11.2019